Articol creat in colaborare cu 
Serviciile Cloud pot simplifica accesul la date, colaborarea dintre angajați și administrarea aplicațiilor folosite în firmă. Totuși, alegerea unei soluții nu ar trebui făcută doar pentru că „totul se mută în Cloud”. Compania trebuie să știe ce procese vrea să susțină, ce date gestionează, cine are nevoie de acces și cât de importantă este continuitatea activității.
O soluție potrivită poate reduce dependența de echipamente locale și poate face munca mai flexibilă. Una aleasă fără o analiză clară poate genera costuri greu de controlat, acces neorganizat la informații sau dificultăți atunci când firma are nevoie de suport tehnic.
Identifică ce vrei să muți sau să gestionezi în Cloud
Primul pas este să stabilești ce problemă trebuie rezolvată. Pentru unele firme, Cloud-ul este folosit în principal pentru stocarea și partajarea documentelor. Pentru altele, devine baza pe care rulează aplicații interne, baze de date, sisteme de backup, platforme de lucru sau soluții de vânzare online.
Nu toate activitățile trebuie migrate în același timp. Este mai eficient să fie analizate procesele care creează cele mai multe blocaje: fișiere greu de accesat, backupuri realizate neuniform, echipe care lucrează din locații diferite sau aplicații care nu mai pot fi susținute eficient de infrastructura existentă.
Firma ar trebui să își clarifice:
-
ce tipuri de date vor fi stocate sau procesate în Cloud;
-
ce aplicații trebuie accesate de angajați, clienți sau parteneri;
-
care procese trebuie să rămână disponibile fără întreruperi semnificative;
-
dacă există echipe care lucrează de la distanță sau din mai multe sedii;
-
ce sisteme trebuie integrate cu infrastructura deja folosită.
O imagine clară asupra nevoilor reale ajută compania să nu aleagă un pachet prea complex sau, dimpotrivă, o soluție care devine limitată imediat ce activitatea crește.
Compară nivelul de control de care are nevoie compania
Serviciile Cloud pot avea grade diferite de administrare. Unele sunt concepute pentru utilizare simplă, cu configurări reduse și funcții standard. Altele oferă mai mult control asupra resurselor, aplicațiilor, accesului și modului în care este configurat mediul tehnic.
Alegerea depinde și de cine va administra soluția. O firmă cu departament IT intern poate avea nevoie de flexibilitate mai mare pentru configurare și integrare. O companie fără specialiști tehnici poate prefera servicii administrate, în care anumite activități sunt preluate de furnizor.
Înainte de contractare, trebuie analizat:
-
cine se ocupă de configurarea inițială a serviciilor;
-
cine gestionează actualizările, monitorizarea și intervențiile tehnice;
-
cât de ușor pot fi adăugate sau eliminate resurse;
-
dacă firma poate seta separat drepturi de acces pentru diferite echipe;
-
ce activități rămân în responsabilitatea companiei după implementare.
Este important ca responsabilitățile să fie clare. Un serviciu Cloud poate oferi infrastructura necesară, însă protecția conturilor, organizarea accesului și gestionarea aplicațiilor pot reveni, în anumite situații, firmei utilizatoare.
Verifică securitatea datelor și regulile de acces
Datele financiare, documentele interne, informațiile despre clienți sau fișierele de proiect pot avea un nivel diferit de sensibilitate. Din acest motiv, securitatea nu trebuie tratată ca o etapă secundară, adăugată după implementare.
Compania trebuie să știe exact cine are acces la informații, din ce locații, prin ce conturi și în ce condiții. De asemenea, trebuie stabilit ce se întâmplă atunci când un angajat își schimbă rolul, pleacă din firmă sau are nevoie de acces temporar la anumite documente.
Merită verificate:
-
posibilitatea de a crea utilizatori și niveluri diferite de acces;
-
opțiunile pentru autentificare suplimentară și protejarea conturilor;
-
modul în care sunt păstrate evidențele de acces și activitate;
-
posibilitatea de recuperare a datelor după ștergere accidentală sau incident tehnic;
-
procedurile pentru dezactivarea rapidă a accesului atunci când este necesar.
O soluție eficientă nu înseamnă ca toți angajații să poată vedea toate informațiile. Accesul trebuie organizat în funcție de roluri, responsabilități și nevoile concrete de lucru.
Analizează backupul și continuitatea activității
Cloud-ul poate fi util pentru protejarea datelor, dar nu trebuie presupus automat că orice serviciu include toate tipurile de backup necesare. Firma trebuie să afle ce date sunt salvate, cât de des se realizează copiile de siguranță și ce opțiuni există pentru restaurare.
Această verificare este importantă mai ales pentru companiile care lucrează cu aplicații esențiale, documente actualizate frecvent sau informații care nu pot fi recreate ușor.
În discuția cu furnizorul, este bine să fie clarificate:
-
ce date sunt incluse în mecanismele de backup;
-
dacă restaurarea poate fi făcută pentru fișiere individuale sau pentru sisteme întregi;
-
cum este gestionată indisponibilitatea temporară a unui serviciu;
-
dacă există opțiuni pentru redundanță și continuitate operațională;
-
ce pași trebuie urmați de firmă în cazul unui incident.
O companie care depinde de acces permanent la aplicații ar trebui să aibă și propriile proceduri interne: persoane responsabile, reguli de comunicare și priorități clare pentru situațiile în care un sistem nu poate fi utilizat normal.
Calculează costurile în funcție de utilizare, nu doar de abonament
Costul lunar este relevant, dar nu este singurul criteriu. Unele servicii sunt taxate în funcție de resursele folosite, volumul de stocare, traficul de date, numărul de utilizatori sau opțiunile suplimentare de securitate și backup.
Firma trebuie să înțeleagă ce este inclus în ofertă și ce poate genera costuri suplimentare pe parcurs. Este recomandat să fie luate în calcul și scenarii de creștere, precum angajarea de personal nou, lansarea unei platforme sau extinderea activității în alte locații.
Un serviciu Cloud potrivit trebuie să ofere echilibru între flexibilitate, siguranță și costuri previzibile. Alegerea devine mai simplă atunci când compania pornește de la procesele proprii, stabilește ce date și aplicații sunt prioritare și verifică atent responsabilitățile tehnice înainte de implementare.
